領収書を郵送するときの送付状の書き方

クラウドソーシングを利用しながらフリーのWebライターとして仕事を始めました。

そして今回初めて個人で仕事を受注したため領収書を作りました。領収書の書き方については「」を読んでください。

本来ならば領収書は手渡しすべきなのですが、遠方ということで郵送する準備をしていたら…

「あ、送付状をどうしよう

丁寧に形を整えるための添え状ですが、いざ書こうとすると書き方が分かりません

レポートの様相で仕上げると四角四面で面白味もなく…今回もインターネットに頼ることにしました。今回は領収書に添える送付状の書き方をまとめました。

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送付状の添付はビジネスの基本

送付状はFAXや郵便物を送るときに添える書類で、「カバーレター」「挨拶状」「添え状」「送り状」とも言われます。

送付状を添えることで何のための書類が入っているか概要が分かりやすく、送付書類や枚数に漏れがないことを防ぐ役割があります。そのため企業間のやり取りでは送付状を入れるのが一般的なマナーとなっています。

送付状は1枚で分かりやすくまとめる

送付状に決まった形式はありませんが、次のようなことを記載することが一般的です。順番は決められていないので上から順に書く必要はありませんが、宛先→件名とくるケースが多いです。1枚にまとめるため、挨拶は短く季節の挨拶や日頃の感謝を述べる程度で問題ありません。

送付状に記載されること
● 送付日
● 宛先
● 送付者
● 送付者の連絡先
● 件名
● あいさつ
● 書類の概要
● 送付枚数・部数

宛先は左寄せ、送付元は右寄せで

MicrosoftWordには左揃え(文章が左端から始まるように揃える)、右揃え(文章が右端から始まるように揃える)ができます。厳密なルールではありませんが宛先は左揃え、送付元は右寄せで書くことが一般的です。

〇〇株式会社
〇〇(部署名)
〇〇様

                       〇〇株式会社
                       〇〇〇〇 (住所)
                       〇〇〇〇 (電話番号)
                       〇〇 (担当者名)

宛先が「株式会社」や「有限会社」の場合、(株)や(有)のように省略してはいけません。担当者が分かる場合は〇〇様と記載しましょう(会社や部署宛ての場合は「株式会社〇〇御中」のようになります)。

送付元は会社名の他に住所や連絡先そして担当者名を書きます。ここに会社角印や担当者印を押すとより正式で丁寧な送付状になります。個人事業(SOHO)などで社名がない場合は会社名は省略し、担当者名に個人名(フルネーム)を書くと丁寧です。

送付状の件名は他の文字よりも大きく

送付状を添える主な目的は「何のための書類が入っているか」を相手に一目で解ってもらうことです。件名はシンプルに「〇〇送付の件」「〇〇送付のご案内」「〇〇送付のお知らせ」などにしましょう。

                             〇〇年〇月〇日(送付日)
〇〇株式会社
〇〇(部署名)
〇〇様

              〇〇〇送付のご案内

送付状の件名は他の文字よりも大きくし、中央揃えにしたり、太文字にしたり、下線を引いたりするなどして強調するようにします。Microsoft Wordではデフォルトの文字サイズ(標準)は10.5ptです。そのため件名の文字は14~20ptくらいが丁度良いです。件名が長くなる場合は文字サイズを小さくして1行になるようにしましょう

あいさつは短くても丁寧に

送付状を添える目的は何のための書類が入っているかを解ってもらうためですが、いきなり本題(書類の概要)に入るのは無粋です。本題に入る前に季節の挨拶や日頃のお引き立てに対する感謝を述べます。請求書や領収書の場合は季節の挨拶よりも感謝の方が好まれます。

また請求書の場合はいつ行われた、どんな取引きに対する請求書なのか書くと相手に分かりやすいです。一方で領収書の場合はいつ入金されたものか、どんな取引きに対する入金なのかに加えて入金のお礼を添えるとより丁寧です。

例)
〇〇年〇月〇日に請求させて頂きました……の代金を早々に入金して頂き感謝しております。

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takka

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