住民票の写しの発行手数料は自治体で違う

新年あけてしばらく経ちましたが本サイトの初更新ということで「新年あけましておめでとうございます。本年もよろしくお願い致します」。今年で年女3回目となり、時の流れの早さを痛感しています。

新居への引っ越しも順調に進み、夢の一軒家での暮らしを満喫しています。さて引っ越しに際し住民票を異動させるひとが多いのではないでしょうか。今回の引っ越しで知ったのですが、住民票の写しの発行手数料は自治体によって差があるようです。なぜかも含めて住民票について調べてみました。

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住所を公に証明してくれる住民票の”写し”

「住民票を提出して下さい」と言われて役所に行き「住民票の写しですね?」と言われたとき”写し(うつし)”という言葉に戸惑ったことはありませんか?

一般的に”写し”というと”コピー”をイメージする人も多いので、提出先に「コピーで良いのですか?」と確認したところ「写しでお願いします」と言われてさらに混乱するというケースも少ないようです(この場合、「”原本”を提出して下さい」と言われると分かりやすいようです)。

私たちのように普段住民票と接することがない場合は役所で発行してもらった住民票を”原本”と認識してしまいますが、住民票の原本というと実は別のところにあるのです。私たちが手にできるのはあくまでも原本を書き写した”写し”なのです。

住民票とは?

住民票とは住民に関する記録です。日本において市町村と特別区(現在は”東京都23区”と同義)ごとに作成され、住民基本台帳にまとめられています。住民の情報を管理することは住民基本台帳法(昭和42年に施行、通称・住基法)で定められています。

住民票に記載されていること
● 氏名
● 出生年月日
● 性別
● 世帯主(本人が世帯主でない場合は世帯主の氏名)
● 続柄
● 戸籍の表示(本籍および筆頭者)
● 住民となった年月日(異動日もしくは出生日)
● 個人番号(マイナンバー)
● 選挙人名簿に登録された人についてはその旨
● 住民票コード
● 国民健康保険に関する事項
● 後期高齢者医療に関する事項
● 介護保険に関する事項
● 国民年金に関する事項
● 児童手当に関する事項
● 上記以外の政令で定める事項

上記について書かれた住民票(原本)は住民基本台帳にまとめられており、私たちが役所で申請すると原本から必要な部分のみ写し取ったもの(住民票の写し)を取得することができます。世帯主の氏名、続柄、本籍、本籍の筆頭者、マイナンバー、備考が写しに載るかどうかは請求者の方で選択できます

各自治体で作成・管理をしているため、写しを発行する手数料も幅があるようです。調べた限りでは住民票の写しを発行する手数料は150円~500円と自治体によって差があります(300円もしくは350円が最多)。

住民票の写しの請求は制限されている

住民票の制度の目的は住所を公に証明することです。今までは誰でも住民票の写しを請求(交付)できましたが、個人情報保護法が施行されプライバシーを保護する必要性から交付される人は限定されるようになりました。

住民票の写しを請求できる人
● 本人(自己)
● 自己と同一世帯に属する者
● 国・地方公共団体の機関による請求
● 弁護士や司法書士など特定事務受任者

日本国籍以外でも住民票が作成される

役所で住民票の写しを請求するときは役所の指定の用紙に必要事項を記入する必要があります。この”指定の用紙”は頻繁に改訂され、直近では個人番号(マイナンバー)の導入の時期に更新した自治体が多いようです。

家を建てるときに住民票の写しを何枚も請求したのですが、その最後のころに”外国籍の人”と書かれた項目に気づきました。どうやら2012年から外国籍の人も外国人住民として住民票が作成されるようになったそうです(今までは外国人登録制度という別の制度で記録)。

住民票が作成される外国籍の人
● 90日以上日本国内に滞在する外国籍中長期滞在者
● 特別永住者

住民登録している地域外からの請求も可能?

基本的に住民票の写しは住民登録している地域の役所で請求しますが、住民基本台帳ネットワークシステム(住基ネット)の開始により、一定の条件を満たせば住民登録地以外の役所で戸籍の表示を省略した住民票の写しを請求できるようになりました。

住民登録している地域外から請求できる条件
● 自己または自己と同一世帯の人が請求すること
● 両方の自治体が住基ネットに参加していること

しかしマイナンバーカード(個人番号カード)の導入により住基ネットは風前のともしびであり、そもそも住基カードは普及率が5%とごく一部の人しか利用していなかったことから地域外からの請求は郵送で行う人が多いようです。

郵送請求のときに郵送するもの
● 各自治体の請求用紙
● 交付手数料
● 返信用封筒(切手を貼り、宛先に返送先の住所を記載)
● 本人確認書類(免許証のコピーなど)

各自治体の請求用紙は各自治体のホームページでダウンロードすることができます。

交付手数料の郵送には定額小為替を利用します(切手や収入印紙は不可)。定額小為替は郵便局で発行され(必要金額と手数料が必要)、定額小為替には何も書かずにそのまま郵送します。

返信用封筒には切手を貼り、宛先に返送先の住所を記載します。情報の安全性の問題から、住民登録地以外への郵送を断る自治体もあるようです。

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